Etätyö on vakiintunut osaksi suomalaista työelämää, mutta sen oikeudellinen perusta herättää edelleen kysymyksiä niin työnantajissa kuin työntekijöissäkin. Työsopimuslaki ei sisällä erillistä etätyötä koskevaa lukua, minkä vuoksi sovellettavat säännöt koostuvat useasta eri lähteestä. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeisimmät kysymykset siitä, mitä etätyö laki Suomi -kokonaisuus pitää sisällään ja miten se käytännössä vaikuttaa työsuhteen ehtoihin.
Oikeudellinen arviointi on aina tapauskohtaista, ja etätyöjärjestelyjen yksityiskohdilla on merkitystä. Alla esitetyt vastaukset ovat yleisluonteisia ja perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön sekä vakiintuneeseen oikeuskäytäntöön. Ne eivät muodosta sitovaa oikeudellista neuvontaa.
Työsopimuslaki (55/2001) ei sisällä erillistä etätyömääritelmää eikä säädä etätyöstä omana instituutionaan. Etätyöhön sovelletaan samoja yleisiä työsuhteen periaatteita kuin tavanomaiseen toimistotyöhön: työnantajan direktio-oikeus, lojaliteettivelvoite ja työsuhteen vähimmäisehdot pysyvät voimassa riippumatta siitä, missä työ fyysisesti tehdään.
Käytännön viitekehys muodostuu useasta sääntelytasosta. EU:n etätyöpuitesopimuksesta (2002) johdetut periaatteet on sisällytetty suomalaisten työmarkkinajärjestöjen suosituksiin, ja monet toimialakohtaiset työehtosopimukset sisältävät etätyötä koskevia määräyksiä. Näiden rinnalla sovelletaan työturvallisuuslakia, työaikalakia sekä tietosuoja-asetusta. Kokonaisuus on siis hajautunut useaan normilähteeseen, mikä tekee etätyöjärjestelyjen huolellisesta dokumentoinnista erityisen perusteltua.
Etätyöstä ei lain mukaan ole pakko sopia kirjallisesti, mutta kirjallinen sopiminen on vakiintuneen käytännön mukaista ja suositeltavaa. Työsopimuksessa tai erillisessä etätyösopimuksessa on perusteltua määritellä etätyön laajuus, sovellettavat käytännöt sekä osapuolten oikeudet ja velvollisuudet. Epäselvyydet voivat muuten johtaa tulkintaerimielisyyksiin.
Kirjallinen etätyösopimus voi olla osa alkuperäistä työsopimusta tai myöhemmin solmittu erillinen liite. Tyypillisesti siinä sovitaan ainakin etätyöpäivien määrästä, tavoitettavuusvaatimuksista, käytettävistä välineistä ja tietoturvavelvoitteista. Jos etätyöjärjestely perustuu pelkästään suulliseen sopimukseen tai vakiintuneeseen käytäntöön, sen muuttaminen voi olla oikeudellisesti monimutkaisempaa. Dokumentointi palvelee molempien osapuolten oikeusturvaa.
Työnantajan velvollisuudet etätyössä vastaavat pääosin toimistotyön velvollisuuksia. Työnantajan on huolehdittava työntekijän terveydestä ja turvallisuudesta, tarjottava tarvittavat työvälineet tai sovittava niiden käyttöön liittyvistä korvauksista sekä varmistettava, että tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt ovat asianmukaisia.
Etätyö työnantajan velvollisuudet kattavat käytännössä seuraavat kokonaisuudet:
Velvollisuuksien täyttäminen edellyttää usein aktiivista viestintää ja selkeitä pelisääntöjä. Puutteet voivat altistaa työnantajan vastuulle esimerkiksi työtapaturma- tai tietosuoja-asioissa.
Työnantaja voi lähtökohtaisesti direktio-oikeutensa nojalla määrätä työn suorittamispaikasta, mutta etätyöhön velvoittaminen on oikeudellisesti monitulkintainen kysymys. Jos työsopimuksessa on sovittu kiinteästä työpaikasta, yksipuolinen muutos etätyöhön voi edellyttää työntekijän suostumusta tai täyttää työsopimuksen olennaisen muuttamisen tunnusmerkit.
Poikkeustilanteissa, kuten laajamittaisessa kriisitilanteessa, työnantajalla voi olla vahvempi peruste määrätä etätyöstä tilapäisesti. Pysyvä muutos edellyttää kuitenkin yleensä neuvottelua ja sopimusmuutosta. Tilanteen arvioinnissa vaikuttaa olennaisesti se, mitä työsopimuksessa tai sovellettavassa työehtosopimuksessa on työn suorittamispaikasta määrätty. Yksittäisen tapauksen oikeudellinen arviointi riippuu aina näistä lähtötiedoista.
Työturvallisuuslaki (738/2002) koskee etätyöntekijää samalla tavoin kuin toimistossa työskentelevää. Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekijän turvallisuudesta ja terveydestä myös silloin, kun työtä tehdään kotona tai muussa etätyöpisteessä. Käytännön valvonta on kuitenkin etätyössä rajoittuneempaa.
Koska työnantaja ei voi tarkastaa kotitoimiston ergonomiaa tai fyysistä ympäristöä samoin kuin varsinaista työpaikkaa, järjestelyn vastuunjako muodostuu erityiseksi kysymykseksi. Yleisen käytännön mukaan työnantaja täyttää velvoitteensa antamalla selkeät ergonomiaohjeet, tarjoamalla tarvittavat välineet ja huolehtimalla siitä, että työntekijällä on mahdollisuus ilmoittaa havaitsemistaan puutteista. Psykososiaalinen kuormitus, kuten eristäytyminen tai työn ja vapaa-ajan rajan hämärtyminen, kuuluu myös työturvallisuuslain soveltamisalaan etätyössä.
Etätyöjärjestelyä koskeva riita ratkaistaan yleisten työsuhderiitojen periaatteiden mukaisesti. Ensisijaisesti osapuolten välinen neuvottelu on tavanomaisin tapa ratkaista erimielisyys. Jos sopimukseen ei päästä, asia voidaan viedä työtuomioistuimeen tai yleiseen tuomioistuimeen riidan laadusta riippuen.
Riidan kohteena voi olla esimerkiksi etätyöoikeuden yksipuolinen peruuttaminen, kustannusten korvaamatta jättäminen tai työtapaturman korvausvastuun jakautuminen. Kirjallisen dokumentaation puuttuminen heikentää molempien osapuolten asemaa näyttökysymyksissä. Sovellettava työehtosopimus voi tarjota lisäsuojaa tai täsmentää menettelytapoja, joten sen sisältö on keskeinen lähtökohta arvioinnissa. Hedman Partnersilla on kokemusta työsuhdeasioiden neuvonnasta, ja otamme vastaan ensimmäisen yhteydenoton maksutta, jos tilanne vaatii tarkempaa oikeudellista arviointia.
Etätyön oikeudellinen kenttä on laaja ja koostuu useasta rinnakkaisesta normistosta. Keskeistä on, että työsopimuslaki etätyö -kokonaisuudessa ei ole yhtä kattavaa sääntelypykälää, vaan sovellettavat velvoitteet rakentuvat yleisestä työsuhdelainsäädännöstä, työturvallisuusnormeista ja sopimuskohtaisista ehdoista. Huolellinen kirjallinen sopiminen palvelee sekä organisaation riskienhallintaa että yksittäisen työntekijän oikeusturvaa.